Excel-rijen verwerken in Power Automate

Je laat Power Automate een Excel-lijst doorlopen en alleen voor taken die nog niet klaar zijn een herinnering mailen. Dit patroon gebruik je overal waar gegevens in Excel staan: planningen, bestellijsten en controlelijsten.

Wat heb je nodig? Een Excel-bestand op OneDrive of SharePoint, niet alleen op je eigen computer, en een Outlook-mailbox.

Eerst een tabel in Excel

Power Automate leest alleen gegevens die in Excel als tabel zijn opgemaakt. Een los vel met cellen werkt niet. Stap 1 en 2 hieronder maken die tabel.

Stap voor stap

Maak op je OneDrive een Excel-bestand Taken.xlsx met de kolommen Taak, Eigenaar, Deadline en Status. Vul vijf rijen in. Zet de status bij een paar taken op Nog niet klaar en bij de rest op Klaar.
Selecteer alle cellen, kies Invoegen en dan Tabel, en vink Mijn tabel heeft kopteksten aan. Geef de tabel via Tabelontwerp de naam Taken. Sla het bestand op en sluit het.
Een tabel met de naam Taken in Excel. Tik op de afbeelding om te vergroten.
Maak in Power Automate een Directe cloudstroom met de trigger Een stroom handmatig activeren en noem hem Open taken melden.
Voeg van Excel Online (Zakelijk) de actie Een lijst maken met rijen in een tabel toe (List rows present in a table). Kies bij Locatie je OneDrive (een lange link die eindigt op je eigen naam), bij Documentbibliotheek OneDrive, bij Bestand je bestand en bij Tabel de tabel Taken.
Kies het bestand en de tabel. Tik op de afbeelding om te vergroten.
Voeg de actie For each toe en kies bij Selecteer een uitvoer uit vorige stappen de dynamische inhoud waarde (value) van de Excel-actie. Dat is de lijst met rijen.
Voeg binnen de lus een Voorwaarde toe: kies links de kolom Status, in het midden is gelijk aan en typ rechts Nog niet klaar.
Zet in Waar de actie Een e-mail verzenden (V2). Stuur naar jezelf, met als onderwerp Open taak en in de tekst de dynamische inhoud Taak en Deadline.
Sla op en test handmatig. Je krijgt één e-mail voor elke taak met de status Nog niet klaar.
Open de uitvoeringsgeschiedenis en klap de lus open. Je ziet per rij wat er is gebeurd.

Meer dan 256 rijen? Standaard haalt de actie maximaal 256 rijen op. Zet bij de actie onder Instellingen de optie Paginering aan en vul een hoger aantal in. Zie je een getal zoals 46300 in plaats van een datum? Zo slaat Excel datums op. Kies in de actie bij Datum-tijdnotatie de optie ISO 8601 voor een leesbare datum.

Rijen uit een Excel-tabel verwerken

Eerst een tabel in Excel

Stap voor stap

Was deze les nuttig?

Rijen uit een Excel-tabel verwerken

Eerst een tabel in Excel

Stap voor stap

Was deze les nuttig?

Hier heb je ook wat aan